Όταν είμαστε επικεφαλής μίας ομάδας ατόμων (που μπορεί να είναι με τη μορφή του: επιχειρηματία,προϊσταμένου,επόπτη,και αρχιφύλακα) εκτός από την ευθύνη που έχουμε,πρωτεύων είναι το παραγωγικό κομμάτι,και για να επιτευχθεί χρειάζεται η εφαρμογή τεσσάρων στάδιον ανάπτυξης: Σχηματισμό/Ανταλλαγή Ιδεών/Διαμόρφωση Συμπεριφορών/Εκτέλεση.Για την κατανόησή τους,πρέπει να γίνει αντιληπτό ότι παίζουν "ζωτικό ρόλο" στην οικοδόμηση μιας ομάδας με βλέψεις την υψηλή λειτουργικότητα.Τα στάδια αυτά ξεκινούν από τη στιγμή που μια ομάδα συναντάται για πρώτη φορά μέχρι να τελειώσει/ολοκληρώσει το έργο της.
"Στάδιο Σχηματισμού" Το πρώτο στάδιο της ανάπτυξης είναι ο σχηματισμός,το οποίο ομοιάζει σαν τις πρώτες μέρες σε μια νέα δουλειά.Η ομάδα έχει μόλις παρουσιαστεί και όλοι είναι υπερβολικά ευχάριστοι,προσεκτικοί και ευγενικοί.Στην αρχή,επικρατεί ενθουσιασμός.Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου,μπορείτε να συζητήσετε: Ιστορικό και ενδιαφέροντα των μελών/Στόχους του έργου/Χρονοδιάγραμμα/Βασικούς κανόνες,και ασφαλώς για τους ατομικούς ρόλους του καθενός.Καθώς τα μέλη της ομάδας αρχίζουν να εξοικειώνεται μεταξύ τους,θα αρχίσουν να διαμορφώνονται οι ρόλοι και οι ευθύνες.Είναι σημαντικό στην ανάπτυξη σχέσεων να καταλάβουν το ρόλο του κάθε μέλους.Αλλά,επειδή το στάδιο αυτό επικεντρώνεται περισσότερο στον παράγοντα "άνθρωπο" παρά στο έργο,η ομάδα πιθανώς,δεν θα είναι σε πολύ παραγωγικό σημείο ακόμη.
"Στάδιο Ανταλλαγής Ιδεών" Το να είσαι σε μια ομάδα είναι σαν να είσαι σε μια σχέση.Στην αρχή,μπορεί να νομίζετε ότι όλα είναι τέλεια.Τότε όμως συνειδητοποιείτε ότι δεν είναι ακριβώς έτσι τα πράγματα.Μόλις αντιληφθείτε τα ελαττώματά τους,είτε μαθαίνετε να τους αγκαλιάζετε είτε αυτή η σχέση θα λήξει γρήγορα.Σε αυτό,η πραγματικότητα και το βάρος της ολοκλήρωσης της αποστολής είναι κυρίαρχο για όλους.Τα αρχικά συναισθήματα του ενθουσιασμού και της ανάγκης να είναι ευγενικοί έχουν φθαρεί.Οι προσωπικότητες συχνά έρχονται σε σύγκρουση.Τα μέλη ενδέχεται να διαφωνούν η να εκφράσουν τις ανησυχίες τους.Μπορούν ακόμη και να αμφισβητήσουν την εξουσία η την καθοδήγηση των ηγετών των ομάδων.Αλλά,είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι οι περισσότερες ομάδες αντιμετωπίζουν συγκρούσεις.Εάν είστε ηγέτης,υπενθυμίζετε στα μέλη ότι οι διαφωνίες είναι φυσιολογικές.Ορισμένες ομάδες παραβλέπουν το στάδιο αυτό η προσπαθούν να αποφύγουν τη σύγκρουση.Η αποφυγή όμως συνήθως κάνει το πρόβλημα να μεγαλώνει μέχρι να εμφανιστεί σύντομα,αλλά αυτή τη φορά με "εκρηκτική μορφή".Για το λόγο αυτό,αναγνωρίστε τις συγκρούσεις και επιλύστε τις νωρίς.
"Στάδιο Διαμόρφωσης Συμπεριφορών" Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου,οι άνθρωποι αρχίζουν να παρατηρούν και να εκτιμούν τα πλεονεκτήματα των μελών της ομάδας τους.Οι ομάδες αρχίζουν να μπαίνουν σε μια ροή και ο καθένας συμβάλλει και εργάζεται ως μια μονάδα.Φυσικά,ακόμη μπορεί να υπάρχουν διαφορές όπως: αντίθετες προσωπικότητες.Όμως,το κυρίαρχο στοιχείο είναι ότι πλέον ο καθένας εκτιμά την προσφορά του συναδέλφου του.Πλέον,είναι η στιγμή που δημιουργούνται νέα καθήκοντα,οι ομάδες ενδέχεται να αντιμετωπίσουν μερικές συγκρούσεις.Αν έχετε ήδη αντιμετωπίσει μια διαφωνία πριν,θα είναι πιθανότατα πιο εύκολο να την αντιμετωπίσετε και τώρα.Η άμεση επίλυση είναι επιτακτική!
"Στάδιο Εκτέλεσης" Αν έχετε φτάσει στο τέταρτο στάδιο,τότε βρίσκεστε στο σωστό δρόμο προς την επιτυχία.Στο στάδιο της εκτέλεσης,τα μέλη πρέπει να είναι πεπεισμένα και εξοικειωμένα μεταξύ τους,αλλά και με το έργο και την προσφορά της ομάδας.Τώρα μπορεί να λειτουργήσει και χωρίς επίβλεψη.Ο καθένας βρίσκεται στην ίδια σελίδα και είναι προσανατολισμένος προς την κατεύθυνση του στόχου/αποτελέσματος.Το τέταρτο στάδιο είναι αυτό που όλες οι ομάδες προσπαθούν να προσεγγίσουν.Ωστόσο,οι περισσότερες δεν το καταφέρνουν ποτέ.Συνήθως δεν μπορούν να ξεπεράσουν τις συγκρούσεις που αναπόφευκτα τους εμποδίζει να συνεργαστούν.Γιατί όμως είναι τόσο σημαντικά τα τέσσερα στάδια ανάπτυξης μιας ομάδας;
Οι ομάδες είναι τόσο καλά συγχρονισμένες κατά τη διάρκεια της περιόδου εκτέλεσης έτσι που να φαίνεται ότι αυτό συμβαίνει φυσιολογικά.Αλλά,ακόμα και οι πιο αποτελεσματικές ομάδες καλλιεργούνται.Το να ρίχνεις απλά μια ομάδα ταλαντούχων ανθρώπων μαζί δεν εγγυάται καλά αποτελέσματα.Αν δεν υπάρχει σφυρηλάτηση και καλλιέργεια να είστε σίγουροι ότι αυτό δεν πρόκειται να συμβεί ποτέ από μόνο του.Επομένως πως μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να προχωρήσει στην ανάπτυξή της;
Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων,οι προϊστάμενοι,οι επόπτες,οι αρχιφύλακες έργων,αντιμετωπίζονται ως ηγέτες.Εάν κάτι αποτύχει η επιτύχει εξαρτάται από αυτούς.Είτε είστε ηγέτης ολόκληρης της εταιρείας,η μιας μικρότερης ομάδας,έχετε τεράστια επιρροή στην ανάπτυξη και την απόδοση της ομάδας.Δεν χρειάζεται να έχετε υπερδυνάμεις αλλά να κατευθυνθεί η ομάδα σε κάθε στάδιο με πρακτικές,ορθολογικές,και εφαρμόσιμες συμβουλές:
- Ορίστε σαφή σκοπό και αποστολή.Οι άνθρωποι τείνουν να χάνονται σε ένα συγκεκριμένο έργο και ξεχνούν το λόγο για το οποίο εκτελούν αυτά τα καθήκοντα με αποτέλεσμα να χάνεται η ουσία.Οι ομάδες χρειάζονται σαφή σκοπό και αποστολή και πρέπει να τους το υπενθυμίζεται συχνά.
- Ορίστε τους βασικούς κανόνες.Οι κανόνες μπορεί να μην ακούγονται χαρούμενοι,αλλά ξεκαθαρίζουν την κατάσταση.Χωρίς αυτούς,κανείς δεν θα γνωρίζει (η θα κάνει ότι δεν γνωρίζει) τι θεωρείται ως αποδεκτή συμπεριφορά και ρόλος.Ομάδες χωρίς κανόνες έχουν συγκρούσεις και είναι αναποτελεσματικές.
- Αφήστε το περιθώριο και σε άλλα μέλη να ενεργούν ως ηγέτες και καθοδηγητές.Κάθε ομάδα θα πρέπει να έχει ένα άτομο που θα την καθοδηγεί σε συναντήσεις/συζητήσεις.Αυτό το άτομο όμως δεν είναι απαραίτητο να είστε εσείς.Μερικές φορές,ίσως υπάρχει και ένα άλλο μέλος της ομάδας που είναι έτοιμο,η και πιο ειδικευμένο ίσος,για να αναλάβει αυτό τον ρόλο.Οι ομάδες λειτουργούν καλά όταν φτάσουν στο σημείο ο ρόλος του καθοδηγητή να μπορεί να εναλλάσσεται χωρίς αυτό να επηρεάζει την απόδοσή τους.
- Μην προσπαθήσετε να αποφύγετε τις συγκρούσεις (είναι κάτι φυσιολογικό).Εάν όλοι στην ομάδα σας σκέφτονται και ενεργούν το ίδιο,τότε γιατί να έχετε μια ομάδα; Το όφελος είναι ότι έχετε πρόσβαση σε διαφορετικές εμπειρίες,δεξιότητες και απόψεις που μπορεί να καταθέσει το κάθε μέλος ξεχωριστά.Όταν διαφωνούν για κάτι,ακούστε κάθε πλευρά,χωρίς όμως να πάρετε ξεκάθαρη θέση και αναζητήστε κοινό έδαφος για την επίλυσή τους.Όταν επιλυθούν οι συγκρούσεις θα βελτιώσουν τις υπάρχουσες διαδικασίες και θα δέσει ακόμα περισσότερο τα μέλη μεταξύ τους.
- Υπενθυμίστε στα μέλη της ομάδας ότι πρέπει να ακούνε.Κάθε άτομο έχει κάποια αξία,αλλιώς δεν θα ήταν εκεί.Υπενθυμίστε στην ομάδα σας να ακούει τη γνώμη/άποψη του καθενός.Η ενθάρρυνση να μοιραστεί ιδέες & απόψεις είναι το κλειδί για την εξεύρεση των "μεγάλων ιδεών".
- Τελειώστε κάθε συνάντηση με μια διορατική & εποικοδομητική ανατροφοδότηση που να βελτιώνει την ομαδική διαδικασία.Όταν ηγείστε μιας ομάδας,μέρος της ευθύνης σας είναι να παρατηρείτε.Μελετήστε πως λειτουργεί ως σύνολο,αλλά και ως μονάδες.Τι κάνουν καλά; Τι χρειάζονται για να βελτιωθούν; Δώστε ατομική ανατροφοδότηση σε προσωπικές συναντήσεις,αλλά παράλληλα,μπορείτε να επισημάνετε τομείς βελτίωσης αλλά και τα δυνατά σημεία που έχουν ως σύνολο.
- Για να προοδεύσει μία ομάδα χρειάζεται συμβολή & συμμετοχή από όλους.Ο λόγος που έχουμε μια ομάδα είναι η συνεργασία μεταξύ τους.Κάθε άτομο παίζει ένα ρόλο και έχει κάτι να συνεισφέρει.Όταν κάποιος αδυνατεί να ανταποκριθεί σε έναν τομέα υποφέρει το σύνολο.Είναι σημαντικό να μεταδώσετε την αίσθηση ευθύνης.Ωστόσο,θα χρειαστούν κίνητρα για να συνεχίσουν να είναι παραγωγικά όλα τα μέλη της ομάδας (υπάρχουν και αυξήσεις,αν είστε εργοδότες)...
Σίγουρα,το χτίσιμο μιας ομάδας δεν είναι εύκολη υπόθεση.Αν θέλετε όμως εξαιρετικές επιδόσεις,η διαδικασία είναι πολυσύνθετη,αλλά στο τέλος σας ανταμείβει με εξαιρετικά αποτελέσματα!
Δεν υπάρχουν σχόλια:
Δημοσίευση σχολίου